1. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los empleados, directivos o socios ENTORNO JURÍDICO S.A.S. que, en desarrollo de las actividades requieran una recolección de datos, se limitarán a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no harán uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
Con el fin de garantizar el derecho a la información y la debida autorización de parte de los titulares, todos los formatos de recolección y material de apoyo de las diferentes actividades desarrolladas por ENTORNO JURÍDICO S.A.S., contendrán inscripciones sobre aceptación de tratamiento de datos personales, los cuales deberán ser explicados a los titulares; y de ser necesario, en razón de la actividad que se pretenda desarrollar, se suscribirá un documento de aceptación de tratamiento de datos acorde con lo establecido por la legislación vigente.

TÍTULO IV

2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Es política de ENTORNO JURÍDICO S.A.S., mantener una prueba, siquiera sumaria, de la autorización dada por el titular para el tratamiento de sus datos o los de sus dependientes, dicho archivo (que podrá ser digital o físico) deberá reposar como un conjunto que tendrá un encargado y un protocolo para su uso.

3. DEBERES DE ENTORNO JURÍDICO S.A.S

De acuerdo con las definiciones legales y propias de esta política empresarial de tratamiento de datos, ENTORNO JURÍDICO S.A.S. actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y cumplirá con los siguientes deberes:

➢ Garantizar al titular, de manera permanente, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data; entendiendo por este el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre él reposa en las bases de datos personales que son administradas por el encargado de tratamiento.
➢ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
➢ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
➢ Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
➢ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
➢ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
➢ Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
➢ Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
➢ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
➢ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
➢ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
➢ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Son derechos de los titulares, los siguientes:

➢ Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales; este derecho será conocido con el nombre de Hábeas Data.
➢ Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
➢ Recibir información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
➢ Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y en el presente documento.
➢ Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal.
➢ Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

¿COMO EJERCER LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES?

Los reclamos y consultas podrán ser enviados al correo electrónico info@entornojuridico.co o a la dirección calle 6 sur No 43 a 200, edificio Lugo Business Center. Oficina 803. Medellín, Antioquia y deberán contener como mínimo lo siguiente:
➢ El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
➢ Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante en caso de actuar en dicha calidad.
➢ La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
➢ En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Trámite Consultas: De presentarse una consulta, la empresa procederá así:

➢ Una vez recibida la consulta, esta se dirigirá al área para estudio y respuesta.
➢ En un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, deberá remitirse la respuesta a la consulta de acuerdo con el canal de comunicación establecido por el solicitante al momento de su solicitud, sea física o electrónica.
➢ Si por algún motivo ajeno a la voluntad del responsable de datos, no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado en el numeral anterior, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Trámite Reclamos: Los reclamos se tramitarán de la siguiente manera:

➢ Después de recibido el reclamo y de ser necesario, ENTORNO JURÍDICO S.A.S. como responsable de datos personales, podrá requerir al reclamante para que en un término de cinco (5) días adicione a su solicitud información o documentos necesarios, con el fin de darle respuesta. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
➢ Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
➢ El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

ENTORNO JURÍDICO S.A.S. en desarrollo de su objeto social podrá efectuar transmisión de datos personales con un encargado o viceversa para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable. En todo caso se suscribirá un contrato o cláusula de transmisión de datos con la otra parte donde se indique como mínimo lo siguiente: a) Alcance del tratamiento (Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable) b) Obligaciones del encargado para con el titular y responsable de datos personales. c) Vigencia. d) Prohibiciones.

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de la información personal tendrá vigencia a partir del 1 de junio de 2017 y hasta que se mantengan las finalidades que justifican su tratamiento.
Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos.